Zo’n 11 jaar geleden had ik een bijzondere dag. Ik moest een belangrijke presentatie geven. Ik had alles tot in de puntjes voorbereid, mijn presentatie in PowerPoint gemaakt en
Bent u al
KantoorBewust?
53% MKB kan besparen op kantoorautomatisering*
*Onderzoek KantoorBewust 2015
Wilt u ook slimmer
digitaal samenwerken?
Bent u al KantoorBewust? In elke organisatie staat de klant centraal. Dus ook bij u. Alle processen en informatiestromen hebben tenslotte met uw klant te maken. Van binnen naar buiten, van buiten naar binnen en de communicatie tussen collega’s onderling over en voor de klant. Hoe efficiënter u dit organiseert, hoe lager de kosten en hoe tevredener uw klanten zullen zijn. Toch realiseren te weinig MKB-bedrijven zich dat ze een woud van abonnementen, hard- en software hebben en daardoor flink inboeten aan efficiency. Meer dan helft MKB heeft meer dan 10 toeleveranciers Meer dan de helft van de MKB-bedrijven heeft maar liefst meer dan 10 toeleveranciers voor printers en kopieermachines, vaste en mobiele telefonie, internet, software, serveronderhoud enzovoorts. In de loop van de tijd zijn we gaan stapelen. Hierdoor hebben we slecht inzicht in onze totale ICT-kosten en zijn we minder goed georganiseerd dan zou kunnen met als gevolg minder efficiënt samenwerken, en dat merken uw medewerkers/collega’s en uw klanten.
KantoorBewustOver het Kantoorbewustzijn in het MKB
Voor wie efficiënter wil werken en informatiestromen beter wil managen. 1. Kies voor een goede en stabiele internetverbinding Zorg om te beginnen voor een goed fundament en dat is een snelle internetverbinding die voor elke werkplek stabiel en goed functioneert. Van glas, ADSL, VDSL tot aan satelliet of zelf een radio internetverbinding voor “buiten” gebieden. De mogelijkheden zijn te over heden ten dage, en tegen een acceptabele prijzen. 2. Digitaliseer meer, print minder Uit onderzoek blijkt dat de meeste bedrijven streven naar minder papier, maar dat tegelijk veel bedrijven het lastig vinden om dit te realiseren. Zijn al die printers echt nodig? Kunt u die factuur niet digitaal sturen? Kunnen die contracten niet gescand worden en digitaal worden vastgelegd? Denk hier over na en nodig leveranciers uit die voor en met u nadenken en met verfrissende ideeën komen. 3. Gebruik een DMS (Document Management Systeem) Met een DMS zorg je ervoor dat documenten en alle informatie zoals mail, afbeeldingen, tekeningen en andere bestanden beter geordend zijn en voor iedereen snel en eenvoudig toegankelijk worden. Dit draagt bij aan efficiënter werken, minder papiergebruik en een algehele verlaging van uw bedrijfskosten. 4. Breng zoveel mogelijk onder bij 1 leverancier Langlopende (lease)contracten van printers, kopieermachines en scanners zijn niet meer nodig. Door zaken te bundelen bespaart u veel kosten en kunt u bijvoorbeeld betalen voor wat u gebruikt in plaats van vaste (hoge) kosten per maand. Ook zijn hierdoor meer zaken beter op elkaar afgestemd en behoord het wijzen van leveranciers onderling (tot frustratie aan toe) tot het verleden 5. Maak een SLA die continuïteit garandeert IT is de backbone van uw bedrijf, maar ook als er een printer uitvalt moet die razendsnel weer draaien. Leg de verantwoordelijkheden van uw toeleverancier goed vast in een Service Level Agreement. Hierdoor kunt u altijd en overal blijven werken en wordt u ondersteund zoals u dat wil en niet andersom. Denk ook na over een exit strategie en leg deze vast voor als uw leverancier(s) niet doen wat er afgesproken is.
5 tips om Kantoorbewust(er) te werken
KantoorBewust is een manier van denken over hoe je de gehele digitale kantoorcommunicatie slim, eenvoudig, efficiënt en goedkoper kunt inrichten. Het concept is een initiatief van Lucendis, leverancier van print-, scanmogelijkheden, werkplekbeheer, document management systemen en telecomoplossingen. Lucendis heeft ruime ervaring met het digitaliseren van diverse soorten en type bedrijven, groot en klein, en heeft daarmee ondervonden dat veel MKB-ers zich eigenlijk niet bewust zijn van hoe ze hun werkprocessen en informatiestromen beter kunnen organiseren. Uit eigen onderzoek, onder een groot aantal MKB-bedrijven uit diverse branches, is dit overduidelijk gebleken. Wilt u meer weten over dit onderzoek, nader kennismaken of direct weten hoe u slimmer digitaal kunt samenwerken? Kijk dan op www.lucendis.com of bel 040-820 00 00 en plan een afspraak om u slimmer digitaal te laten samenwerken.
OVER ONSKantoorBewust is een initiatief van Lucendis
Zo’n 11 jaar geleden had ik een bijzondere dag. Ik moest een belangrijke presentatie geven. Ik had alles tot in de puntjes voorbereid, mijn presentatie in PowerPoint gemaakt enBLOG
Vul hieronder uw gegevens in en er neemt zo snel mogelijk iemand contact met u op over hoe u KantoorBewuster kunt werken!
Meer weten?