Zo’n 11 jaar geleden had ik een bijzondere dag. Ik moest een belangrijke presentatie geven. Ik had alles tot in de puntjes voorbereid, mijn presentatie in PowerPoint gemaakt en voorzien van onder andere muziek. De presentatie was opgeslagen op de lokale server – zoals nog steeds veel bedrijven hebben – en voor de gelegenheid gebrand op een dvd. Voor de zekerheid nam ik mijn eigen laptop mee voor het geval dat…. Als extra backup, maar ook omdat het in die tijd professioneel overkwam, had ik voor alle aanwezigen een keurige handout gemaakt van 20 pagina’s dik (kwantiteit was tenslotte belangrijk) met een mooi metalen ringbandje erdoorheen.

In mijn mooiste pak eenmaal aangekomen bij de potentiële klant overhandigde ik de dvd en deze werd in de vreemde laptop geplaatst. We hoorden het blazen van de laptop-ventilator, maar ondanks verwoede pogingen wilde mijn presentatie maar niet op het scherm verschijnen. Dus besloten we na 10 minuten proberen mijn eigen laptop aan te sluiten op de beamer. U kent ze wel, zo’n bakbeest van een paar kilo met prehistorische Windows-versie die er standaard enkele minuten over deed om op te starten. Ook deze sluiproute ging niet zonder slag of stoot, maar uiteindelijk verscheen er iets van beeld. Het lek leek even boven, maar helaas zag de presentatie op het scherm er niet zo uit zoals ik bedoeld had en zoals ik die met veel zorgvuldigheid had gemaakt. De kleuren waren anders en ook het lettertype was niet de mijne. Regels versprongen. Kortom, het zag er niet uit. Waar het aan lag? Geen idee. Gelukkig had ik de keurige papieren handouts bij me zodat ik iedereen een exemplaar persoonlijk kon overhandigen en aan de hand daarvan met rode konen alsnog mijn presentatie kon geven. Uiteindelijk kregen we de opdracht, dus de schade viel mee…

De techniek staat voor niks
Wat is er al niet veranderd sinds die tijd? Laatst mocht ik ook een presentatie geven bij een klant. Met mijn flinterdunne laptop onder de arm liep ik relaxed naar binnen en met de Wifi-code was ik binnen een minuut online. Ik logte in op ons Cloud-account waar ik mijn presentatie opende en via de haarscherpe beamer stond in no-time mijn presentatie te glimmen op het scherm. De digitalisering is zo snel gegaan, zodat het steeds minder een issue wordt. De techniek komt steeds meer in onze dienst te staan, wordt steeds gebruiksvriendelijker en geeft vooral ook steeds meer mogelijkheden. Met onze Cloud-oplossing is een lokale server overbodig geworden en met ons Document Management Systeem zijn al onze documentstromen veel beter en overzichtelijker geordend. Printen doen we nog wel, want helemaal zonder papier gaat nog niet, maar met het oog op onze papiervoorraden is het tot een kleine hoeveelheid teruggebracht. We worden ons er ook steeds meer van bewust. En dit is volgens mij pas het begin. De digitalisering pakt zo snel door, het is bijna niet bij te houden. Bijhouden valt niet mee, maar beginnen met overbodige ballast over boord te gooien, dat kan wel. Het heeft ons veel gebracht. Meer efficiency en vooral ook lagere kosten. En wie wil dat niet?

Arjan Rattink
Directeur RVS Marketing